Zaman yönetimi sadece iş hayatınızda değil hayatınızın her saniyesinde ihtiyaç duyduğunuz bir uygulamalıdır. Tüm insanların bir gün içinde 24 saati var. Ancak bazı insanlar bu 24 saati sanki 36 hatta 48 saat gibi kullanmayı başarıyor. Buna karşılık bazı insanlar için 24 saat sanki 3-4 saat gibi geçiyor. Peki bu iki tür insanın arasındaki fark ne? Aslında buradaki temel fark insanların zamanlarını nasıl yönettiğinden kaynaklanıyor. Bu nedenle zaman yönetimini öğrenmek, zaman yönetimi teknikleri konusunda fikir sahibi olmak ve doğru bir planla yola çıkmak 24 saati 48 saat gibi kullanmanıza yardımcı olabilir.
YAZI: Satış Stratejisi Nedir? Nasıl Oluşturulur?
Neden Zaman Yönetimi Yapılmalıdır?
Zaman yönetimi size bir dizi avantaj sunar. Zamanınızı doğru bir şekilde yönetmezseniz günün sonunda elinizde tamamlanmamış onlarca iş ve görev olacaktır. Bu durum iş hayatınızda olduğu kadar özel hayatınızda da geçerlidir. Ancak genellikle zamanı doğru yönetmek yöneticilerin, çalışanların ve iş yeri sahiplerinin en verimli ve en etkin şekilde çalışmasına izin verir. Zamanı iyi yönetmenin getirdiği bazı faydalar şu şekilde sıralanabilir.
İşlerinizi planladığınızda daha az stres yaşarsınız. Eğer plan yapmadıysanız ve kısıtlı süreniz varsa stres seviyeniz artacaktır. Bu da işin bitmemesine ya da bitse bile istediğiniz şekilde sonuçlanmamasına yol açabilir.
İş yerinde zaman yönetimi yaparak özel yaşamınızla iş yaşamınızı dengeleyebilirsiniz. Kimse yoğun ve yorucu bir günün ardından eve iş getirmek istemez. Ancak gün içinde zamanınızı doğru kullanmazsanız işlerinizi tamamlamak için özel hayatınızdan ödün vermeniz gerekebilir.
Zaman yönetimiyle daha yüksek verim elde edebilirsiniz. Tanım itibariyle bakacak olursak verim, birim zamanda yapılan işe verilen isimdir. Bu nedenle birim zamanda ne kadar çok iş yaparsanız iş veriminiz de o kadar yüksek olacaktır. Doğru bir zaman planlaması ile istediğiniz verimi rahatlıkla elde edebilirsiniz.
Zamanı doğru yönetmek erteleme huyunuzdan vazgeçmenize de yardımcı olabilir. Genellikle bir işi yapmak istemediğimizde ya da bir işin yetişmeyeceğini bildiğimizde erteleme eğiliminde oluruz. Bir işi ertelediğinizde daha fazla işi erteleyerek bir tür kısır döngü yaratırsınız. Zaman yönetimi teknikleri ile bu kısır döngüyü kırarak her şeyi olması gerektiği gibi yapabilirsiniz.
Zamanı yönetmenin bir diğer nedeni de dikkat dağınıklığını en aza indirmek olacaktır. Gün içinde planlı hareket ederseniz görevlerinizi dikkatiniz dağılmadan tamamlayabilirsiniz. Bu da verimliliğinizi arttırırken kendinize daha fazla zaman ayırmanıza yardımcı olur.
Fotoğraf: unsplash
Zaman Yönetimi Yöntemleri Nelerdir?
Zaman yönetimi yaparken dikkat edilmesi gereken dört ana alan bulunur. Bu alanlar zaman yönetiminde 4D olarak da ifade edilir. Her işin ya da her görevin bu alanlardan birine yerleştirilmesi gerekir. Bu dört ana alan ve alanlara verilebilecek bazı örnekler şu şekilde ifade edilebilir:
- Yap (Do) – gelen epostaları cevapla
- Ertele (Defer/Delay) – yeni bir proje fikri ya da iş arkadaşınızdan gelen yeni bir görev
- Başkasına Yaptır (Delegate) – uzmanlığınızın dışında görevleri başkasına atayın
- Bırak/Sil (Delete) – verimsiz geçen toplantılar
Yapılacak olan herhangi bir işi ya da görevi bu dört alandan birine yerleştirmek, sınırlı zamanın daha verimli kullanılmasına izin verir. Bu dört ana alan özellikle ürün yöneticileri tarafından sıklıkla tercih edilmektedir.
Zaman Yönetimi Stratejileri
4D yöntemine ek olarak daha farklı zaman yönetimi stratejileri de bulunur. Aslında burada önemli olan elinizdeki görevlere ve sürelere göre kendi projenize uygun bir plan yapmak olacaktır. Yine de birçok durumda belirli yöntemleri izlemek tüm bu süreçlerin daha kolay hale gelmesine izin verir. Zaman yönetimi stratejisinin beş ana adımı şu şekilde açıklanabilir:
- Yapılacaklar listesi hazırlayın: Yapılacaklar listesini günlük, haftalık ve aylık olarak hazırlayabilirsiniz. Hazırlayacağınız bu liste özellikle gün içinde hangi görevlere odaklanacağınıza yardımcı olacaktır. Listeleri haftalık ya da aylık olarak gözden geçirmek işlerinizi ve zamanınızı nasıl yönettiğinizi görmenize yardımcı olur.
- Görevleri önceliklendirin: Yoğun iş hayatında tüm görevler ve tüm işler acil gibi görünebilir. Aynı zamanda her gün onlarca “acil” başlıklı eposta alıyor olabilirsiniz. Ancak tüm bu görevleri ya da işleri aynı anda yapmanız mümkün değil. Bu nedenle her göreve bir öncelik tanımlamanız gerekir. Görevleri öncelik sırasında göre ele almak, zamanı daha iyi yönetmenize yardımcı olur.
- Odaklanın ve odaklı çalışın: Zaman yönetimi için olmazsa olmaz koşullardan birisi de yaptığınız işe ya da göreve odaklanmak olacaktır. Gün içinde dikkatimizi dağıtan birçok faktörle karşılaşırız. Dikkat dağınıklığı, yapmamız gereken bir işin normalden daha uzun sürede tamamlanmasına yol açabilir. Bu durum ise hem elinizdeki mevcut görevin hem de gelecekte yapmanız gereken görevlerin uzamasına yol açacaktır. Bu nedenle elinizdeki işlere odaklanarak bu işleri mümkün olan en kısa sürede tamamlamaya çalışın.
- Zamanınızı yapılandırın: Herhangi bir günü daha o gün başlamadan planlamak zaman yönetimi açısından size önemli faydalar sağlayacaktır. Günü saatlere hatta dakikalara bölün. Yaklaşık olarak hangi saat diliminde hangi görevi tamamlayacağınızı planlayın. Bir süre sonra bu planlama bir alışkanlığa dönüşecektir.
- Kendi yeteneklerinizin farkında olun: Kimi insan tüm işlerini hızlı bir şekilde tamamlayabilir. Kimileri ise bazı görevleri tamamlama konusunda daha yavaş olabilirler. Aslında bir işi tamamlama hızı kişisel bir durumdur. Burada uygulayabileceğiniz en önemli zaman yönetimi stratejisi kendi yeteneklerinizin ve çalışma hızınızın farkında olmaktır. Böylece zamanı kendi hızınıza göre ayarlayabilirsiniz.
Fotoğraf: unsplash
Etkili Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Etkili zaman yönetimi yapmak için izleyebileceğiniz bazı ipuçları bulunuyor. Bu ipuçları sayesinde zamanınızı iyi bir şekilde planlayarak hem verimliliğinizi arttırabilir hem de dinlenmek için kendinize zaman ayırabilirsiniz.
Öncelikle günlük, haftalık ve aylık amaçlarınızı belirleyin. Daha sonra bu amaçlara ulaşmak için atmanız gereken adımlara karar verin. Adımların kaç gün ya da kaç saat süreceğini hesaplayın. Tüm bu değişkenleri ele alarak zaman planı oluşturun.
Zaman planı oluştururken her zaman aksilikler olabileceğini göz önünde bulundurun. Eski bir projeye yapılacak olan eklemeler, hastalık gibi beklenmeyen durumlar planın sekteye uğramasına neden olur. Bu yüzden her zaman işler aksarsa işleri telafi edecek süreyi ekleyin.
Kimse aralıksız çalışamaz ve herkes belirli aralara ihtiyaç duyar. Aslında zaman yönetimi demek hem işleri bitireceğiniz süreyi hem de dinlenme süresini planlamak demektir. Bu nedenle görevler arasında kendinize dinlenme araları belirleyin.
Bu öneriler sayesinde etkili bir zaman yönetimiyle işlerinizi düzene sokabilirsiniz. Unutmayın iyi bir zaman yönetimi planlama yaparak ve hatalardan öğrenerek ortaya çıkar. Bu nedenle kendinizi sürekli yenileyin ve zamanı kullanma konusunda her zaman daha iyisini yapmaya çalışın.